Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué es, cuándo entra en vigor y cómo prepararte

Durante años, «factura electrónica» en España significaba una cosa: facturar a la Administración por FACe en formato Facturae. Eso cambia. Con la Ley Crea y Crece, la factura electrónica deja de ser cosa de proveedores de la Administración y pasa a ser obligatoria entre empresas y autónomos, es decir, en el 99 % de las facturas que se emiten en este país.

Como la norma se ha desarrollado por fases (ley en 2022, reglamento en marzo de 2026 y orden técnica en octubre de 2026), hay mucha información desactualizada circulando. Aquí tienes el estado real a octubre de 2026, lo que cambia en tu operativa y cómo lo estamos abordando con nuestros clientes.

Qué es la factura electrónica (y qué no lo es)

Una factura electrónica, en el sentido de esta ley, es una factura emitida y recibida en un formato estructurado que un programa puede leer y procesar automáticamente: Facturae (XML), UBL, CII o EDIFACT. Un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica a estos efectos, aunque lo hayamos llamado así toda la vida.

La idea de fondo es que la factura viaje de un software a otro sin que nadie tenga que teclearla, y que ambas partes, y la Administración, sepan en qué estado está: si se ha aceptado, si se ha rechazado y, sobre todo, si se ha pagado. De ahí viene el objetivo real de la ley: reducir la morosidad y tener datos fiables de los plazos de pago entre empresas.

Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE de 31 de marzo de 2026), aprueba el reglamento y fija los plazos en función de una orden ministerial que regula la solución pública de facturación. Esa orden, la Orden HAC/1028/2026, entró en vigor el 6 de octubre de 2026, y a partir de ahí cuentan los plazos:

Un matiz importante: la obligación de recibir facturas electrónicas también entra con esas fechas, así que una pyme que facture poco pero compre a grandes empresas recibirá facturas electrónicas desde octubre de 2027 y tendrá que poder procesarlas. Conviene estar preparado antes de la fecha propia.

Qué obliga exactamente el reglamento

• Emitir las facturas a otras empresas y profesionales en formato electrónico estructurado.
• Recibir las facturas electrónicas de tus proveedores y poder leerlas, conservarlas y ponerlas a disposición de la Administración.
• Comunicar los estados de cada factura: aceptación o rechazo comercial y pago efectivo con su fecha. Esta parte es nueva para casi todo el mundo.
• Hacerlo a través de la solución pública de facturación de la AEAT o de plataformas privadas certificadas, que deben interconectarse entre sí. Si usas una privada, una copia de cada factura llega igualmente a la solución pública.

Las operaciones con consumidores finales (B2C) quedan fuera de esta obligación; ahí seguirá valiendo la factura o el ticket de siempre, eso sí, generados con un software que cumpla Verifactu.

Factura electrónica y Verifactu: dos obligaciones, un mismo software

Son las dos normas que más consultas nos generan y conviene separarlas:

La buena noticia es que las dos se resuelven en el mismo sitio: tu programa de facturación o tu ERP. Si lo eliges o lo adaptas bien una vez, cubres ambas.

Qué cambia en el día a día de una pyme

Más de lo que parece, y casi todo para bien si el sistema está integrado:

• Se acaba teclear facturas de proveedor. Las recibes en formato estructurado y entran solas en el ERP, con sus líneas, impuestos y vencimientos. Es lo que hoy conseguimos con OCR de facturas, pero sin errores de lectura.
• Tendrás que gestionar estados. Aceptar, rechazar y marcar como pagada cada factura recibida, en plazo. Esto obliga a tener un circuito de aprobación claro, aunque sea sencillo.
• Tu cliente verá cuándo le pagas. Y tú verás cuándo te pagan. La morosidad deja de ser invisible.
• La tienda online y el TPV también cuentan cuando el comprador es una empresa. Si vendes B2B por internet, la integración entre la tienda y el ERP pasa de recomendable a necesaria.

Cómo preparar tu empresa: lo que hacemos con nuestros clientes

1. Mapa de facturas: cuántas emites y recibes al mes, desde qué sistemas, y qué porcentaje es B2B.
2. Centralizar en el ERP: un único sistema que emita, reciba y registre. Con Dolibarr, Odoo o FacturaScripts esto es viable para una pyme sin grandes inversiones.
3. Elegir la vía de envío: solución pública de la AEAT (gratuita) o plataforma privada, según el volumen y lo que ya usen tus clientes grandes.
4. Definir el circuito de aprobación de facturas recibidas: quién acepta, quién rechaza, en cuántos días.
5. Integrar lo que está fuera: tienda online, TPV, portal de cliente. Cada canal que emite facturas tiene que acabar en el ERP.
6. Probar con un cliente y un proveedor reales antes de la fecha límite, no después.

La empresa que llegue a octubre de 2028 con el ERP integrado y el circuito de aprobación definido no notará el cambio. La que llegue con Excel, PDF y correos notará todos.

Sanciones

La Ley Crea y Crece prevé multas de hasta 10.000 euros para las empresas que no ofrezcan a sus clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no den acceso a ellas durante el plazo legal. Y, con independencia de la multa, un proveedor que no pueda emitir factura electrónica simplemente dejará de poder cobrar a muchos de sus clientes.

Cómo te ayudamos

En Interconecta llevamos más de doce años implantando ERP y conectando sistemas de facturación, tiendas online y plataformas de terceros para pymes. Con la factura electrónica hacemos lo mismo de siempre: analizamos cómo facturas, te proponemos la forma más sencilla de cumplir con Verifactu y con la factura electrónica a la vez, y lo dejamos funcionando e integrado, con el equipo formado. Si quieres saber en qué punto estás, pídenos un diagnóstico sin coste.