Pocos temas laborales generan tantas búsquedas como el registro horario digital. Y pocos están rodeados de tanta confusión, porque se mezclan tres cosas: lo que ya es obligatorio desde 2019, lo que propone una reforma que lleva más de un año en tramitación y lo que cuentan algunos proveedores de software con más entusiasmo que rigor.
En Interconecta implantamos sistemas de control horario y RRHH en pymes y desarrollamos un módulo de fichajes para Dolibarr, así que llevamos tiempo atendiendo estas dudas. Vamos a ordenarlas.
Lo que ya es obligatorio: el registro de jornada desde 2019
El Real Decreto-ley 8/2019 añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019, toda empresa debe garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora concreta de inicio y de finalización, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
Lo que exige hoy la ley, en resumen:
- Registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada trabajador.
- Conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- Organizar el sistema mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes.
La norma actual no dice que el registro tenga que ser digital. Puede ser en papel. Pero la Inspección y los tribunales exigen que sea fiable, objetivo y no manipulable, y aquí es donde una hoja de Excel que el jefe rellena a final de mes, o un cuadrante firmado el viernes para toda la semana, no pasan el corte. No cumplir se sanciona como infracción grave, con multas que hoy van de 751 a 7.500 euros por empresa.
Qué propone la reforma del registro horario digital
El Ministerio de Trabajo lleva desde 2025 impulsando una reforma del registro horario, primero dentro del proyecto de ley de reducción de jornada a 37,5 horas (que el Congreso rechazó en septiembre de 2025) y después como norma independiente por real decreto. Los textos que se han conocido coinciden en lo esencial:
- Registro obligatoriamente digital. Se acaba el papel.
- Acceso remoto e inmediato de la Inspección de Trabajo a los registros, sin tener que visitar la empresa.
- Fichaje de inicio, fin y pausas, registrando también las horas extraordinarias y la modalidad (presencial o teletrabajo).
- Interoperabilidad: el sistema debe poder exportar los datos en un formato que fije el Ministerio.
- Inalterabilidad y trazabilidad: cada modificación debe quedar registrada, con quién la hizo y cuándo.
- Sanciones por trabajador, no por empresa, con cuantías de hasta 10.000 euros por cada persona afectada en los supuestos más graves.
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital?
Esta es la pregunta más buscada y la respuesta honesta, a 15 de octubre de 2026, es: todavía no hay fecha. La reforma ha pasado por el Consejo de Estado, ha estado varias veces anunciada «para el próximo Consejo de Ministros» y, con la disolución de las Cortes y las elecciones convocadas para finales de noviembre de 2026, su aprobación está en el aire. No ha sido publicada en el BOE.
Cuando se apruebe, el propio texto prevé un periodo de adaptación: la obligación de registro digital entraría en vigor varios meses después de que el Ministerio publique las especificaciones técnicas del formato. Es decir, habrá margen, pero no mucho.
No confundas la reforma con el Real Decreto 723/2026 sobre transparencia en las condiciones de trabajo, publicado en septiembre de 2026: ese no cambia el registro de jornada.
Por qué no esperar a la fecha
Nuestro consejo es el mismo que damos con Verifactu: no esperes al BOE. Por tres razones:
- Ya te pueden sancionar hoy si tu registro no es fiable. La Inspección lleva años pidiendo los registros en las visitas y descartando los que se han «reconstruido».
- El registro digital te ahorra trabajo: cuadrantes, cálculo de horas extra, vacaciones y permisos, partes para la gestoría. Deja de ser una obligación y pasa a ser una herramienta.
- Lo que pide la reforma es lo que ya hace un sistema de fichaje decente. Si lo implantas bien ahora, el día que se publique la norma no tendrás que cambiar nada.
Qué tiene que tener un sistema de fichaje digital para cumplir (hoy y mañana)
| Requisito | Por qué importa |
|---|---|
| Fichaje desde móvil, web o terminal | Cada equipo ficha como le viene bien: oficina, obra, reparto, teletrabajo. Con geolocalización opcional para quien trabaja fuera. |
| Registro inalterable con historial de cambios | Si alguien corrige un fichaje, queda quién, cuándo y por qué. Es lo que pide la reforma y lo que convence a un inspector. |
| Pausas, horas extra y modalidad | El registro deja de ser «entrada y salida» y pasa a reflejar la jornada real. |
| Conservación 4 años y exportación | Informes por trabajador y periodo, en PDF y en formato de datos, listos para la Inspección o para el comité. |
| Integración con vacaciones, ausencias y nóminas | Para que el fichaje no sea un sistema aislado, sino parte de tu gestión de personal y de tu ERP. |
| Acceso del trabajador a sus registros | Es un derecho hoy y una exigencia explícita en la reforma. |
Fichaje integrado en tu ERP: el caso de Dolibarr
Muchas pymes ya gestionan clientes, facturación y proyectos con Dolibarr. Tener el fichaje dentro del mismo sistema evita duplicar usuarios y datos: el empleado ficha desde el móvil, las horas se imputan a proyectos si hace falta, las vacaciones se aprueban en el mismo sitio y la gestoría recibe los informes sin que nadie copie nada. Nuestro módulo Control Horario y Fichajes para Dolibarr, disponible en Dolistore, está pensado exactamente para esto, y lo adaptamos cuando una empresa necesita algo más (turnos, varios centros, terminales físicos, geolocalización).
Si tu ERP es otro (Odoo, ERPNext…) o no tienes ERP, también hay opciones; lo importante es elegir un sistema que no te obligue a cambiarlo dentro de un año.
Cómo implantarlo sin que el equipo lo odie
- Define las reglas antes que la herramienta: horarios, flexibilidad, pausas, teletrabajo, quién aprueba correcciones. Y consúltalo con los representantes si los hay.
- Elige el método de fichaje por perfil: móvil para quien está fuera, kiosco o terminal para producción, web para oficina.
- Arranca con fichaje y vacaciones, y añade después partes, imputación a proyectos o nóminas. Es como lo hacen la mayoría de nuestros clientes.
- Forma en diez minutos: si fichar cuesta más que eso, el sistema está mal elegido.
- Revisa el primer mes con los informes en la mano y corrige las reglas, no a las personas.
Hablemos de tu caso
Si todavía registras la jornada en papel o en Excel, o tienes un sistema que no te da informes fiables, es un buen momento para resolverlo antes de que la reforma te ponga fecha. En Interconecta te ayudamos a elegir e implantar el sistema de fichaje que encaje con tu empresa y con el software que ya usas. Cuéntanos cómo trabajáis y te decimos qué haríamos, sin compromiso.
¿Tu registro horario aguantaría una inspección?
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