Verifactu in Spanien: Was es ist und ab wann es gilt

Wer in Spanien Rechnungen stellt, hat von Verifactu gehört – vermutlich mit derselben Mischung aus Zeitdruck und Verwirrung, die wir aus vielen Anfragen kennen: „Betrifft mich das?“, „Muss ich die Software wechseln?“, „Wurde das nicht verschoben?“ In diesem Artikel erklären wir es ohne Fachjargon und mit dem Zeitplan nach heutigem Stand – denn der hat sich schon mehr als einmal geändert.

Wir schreiben aus der Erfahrung mit der Einführung und Anpassung von Rechnungs- und ERP-Systemen in KMU in ganz Spanien, vor allem mit Dolibarr. Wenn Sie schnell eine Antwort brauchen, finden Sie sie in der Zusammenfassung oben. Wenn Sie das Thema wirklich verstehen wollen, um eine Entscheidung zu treffen, lesen Sie weiter.

Was ist Verifactu? In zwei Minuten erklärt

Verifactu ist die gängige Bezeichnung für die Regelung der computergestützten Rechnungssysteme (SIF, Sistemas Informáticos de Facturación) im Königlichen Dekret 1007/2023. Es setzt das Gesetz 11/2021 über Maßnahmen gegen Steuerbetrug um, das in Spanien als „Anti-Betrugs-Gesetz“ bekannt ist. Das Ziel ist schnell erklärt: Keine mit Software ausgestellte Rechnung soll sich löschen oder ändern lassen, ohne Spuren zu hinterlassen.

Dazu verlangt die Vorschrift, dass Rechnungssoftware eine Reihe technischer Anforderungen erfüllt:

• Ein Rechnungsdatensatz pro Rechnung: Jede Ausstellung (und jede Stornierung) erzeugt einen Datensatz mit den wesentlichen Rechnungsdaten.
• Verketteter digitaler Fingerabdruck: Jeder Datensatz enthält einen „Hash“, der ihn mit dem vorherigen verknüpft. Wird ein Datensatz verändert, bricht die Kette – und das fällt auf.
• QR-Code auf der Rechnung: Der Kunde kann ihn scannen und auf dem Portal der AEAT prüfen, ob die Rechnung existiert und übereinstimmt.
• Ereignisprotokoll: Das Programm hält fest, was darin passiert (Starts, Störungen, Exporte …).
• Konformitätserklärung des Herstellers: Wer die Software entwickelt, bestätigt, dass sie die Vorschriften erfüllt.

Und hier kommt die Feinheit, die den Namen erklärt. Es gibt zwei Modi:

• Verifactu-Modus („System zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen“): Das Programm übermittelt jeden Rechnungsdatensatz automatisch im Moment der Ausstellung an die Steuerbehörde. Im Gegenzug werden einige Pflichten vereinfacht, etwa die Aufbewahrung der Datensätze.
• Nicht-Verifactu-Modus: Es wird nichts an das Finanzamt gesendet, aber die Software muss die signierten, unveränderbaren Datensätze während der gesamten Verjährungsfrist aufbewahren und auf Anforderung der AEAT vorlegen.

In der Praxis entscheiden sich fast alle Softwarehersteller für den Verifactu-Modus, weil er technisch einfacher zu pflegen ist und den Anwendern mehr Sicherheit gibt.

Ab wann gilt Verifactu? Der Zeitplan nach heutigem Stand

Das ist die meistgesuchte Frage bei Google – und die, deren Antwort sich am häufigsten geändert hat. Der Reihe nach.

Der ursprüngliche Zeitplan sah 2025 vor, später 2026. Das Königliche Gesetzesdekret 15/2025, am 3. Dezember 2025 im BOE veröffentlicht, hat die Pflicht um ein Jahr verschoben. Damit gelten folgende Fristen:

Und die Neuigkeit dieses Monats: Im Oktober 2026 hat das spanische Finanzministerium angekündigt, die Pflicht erneut zu verschieben, und zwar auf Oktober 2028 für KMU und Selbstständige mit einem Jahresumsatz unter 8 Mio. €. Das ist eine Ankündigung, kein Gesetz: Bis zur Veröffentlichung im BOE gilt offiziell weiter das Datum aus der Tabelle. Unser Rat: Planen Sie nicht mit 2028, bevor es im Amtsblatt steht.

Jede Verschiebung hat viele Unternehmen mitten im Softwarewechsel erwischt. Günstig ist nicht, bis zum letzten Monat zu warten, sondern das System in Ruhe anzupassen – dann ist Ihnen die Frist egal, wie sie am Ende auch lautet.

Ist Verifactu für mich Pflicht? Wer betroffen ist und wer nicht

Verifactu betrifft alle Unternehmen und Selbstständigen, die Rechnungen mit einer Software ausstellen und im allgemeinen spanischen Steuergebiet veranlagt werden. Die Größe spielt keine Rolle: Eine Gesellschaft mit 50 Mitarbeitenden und ein Selbstständiger, der dreimal im Monat eine Rechnung schreibt, sind beide betroffen – jeweils mit eigener Frist.

Ausgenommen sind:

• Unternehmen, die am Sofortigen Informationsaustausch (SII) teilnehmen – meist Großunternehmen und Mehrwertsteuergruppen –, weil sie der AEAT ihre Rechnungen bereits nahezu in Echtzeit melden.
• Steuerpflichtige in den Regionen mit eigener Steuerhoheit (Foralgebiete) und eigenem System: Baskenland (TicketBAI) und Navarra.
• Wer keine Rechnungssoftware nutzt und von Hand abrechnet. Aber Vorsicht: Eine Word-Vorlage oder eine Excel-Tabelle gilt praktisch als eine Form der Rechnungsstellung, die die Anforderungen nicht erfüllt – und sie ist als Erstes aus dem Spiel.

Verifactu und E-Rechnung: nicht dasselbe

Verifactu und die spanische E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen nach dem Gesetz „Crea y Crece“ werden oft verwechselt – verständlich, denn beide kommen fast gleichzeitig. Der Unterschied in einem Satz: Verifactu regelt, wie die Rechnung erzeugt und registriert wird; die E-Rechnung regelt, in welchem Format sie an den Kunden geht und wie ihr Status gemeldet wird. Es sind zwei verschiedene Pflichten mit zwei verschiedenen Zeitplänen, auch wenn beide auf derselben Software beruhen. Zur spanischen E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen und ihren Fristen haben wir einen eigenen Artikel.

Was Ihre Rechnungssoftware können muss (und was Sie Ihren Anbieter fragen sollten)

Wenn Sie ein kommerzielles Programm oder ein ERP-System nutzen, fragen Sie zuerst Ihren Anbieter, ob es bereits angepasst ist und in welchem Modus. Diese Fragen ersparen Ihnen Ärger:

1. Erzeugt die Software Rechnungsdatensätze mit verkettetem Fingerabdruck und sendet sie an die AEAT (Verifactu-Modus)?
2. Tragen die Rechnungen den QR-Code und den Hinweis „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“ (auf dem AEAT-Portal überprüfbare Rechnung)?
3. Gibt es die Konformitätserklärung des Herstellers? Können Sie sie mir schicken?
4. Was ist mit Korrekturrechnungen, Gutschriften und Stornierungen? Sind sie berücksichtigt?
5. Wenn ich mehrere Rechnungskreise, mehrere Lager oder mehrere Kassen habe: Sind alle im System erfasst?
6. Und wenn das Internet ausfällt? Speichert das Programm die Datensätze und sendet sie später?

Wenn Ihr Anbieter im Oktober 2026 darauf keine Antwort hat, haben Sie ein Anbieterproblem – nicht nur ein Softwareproblem.

Verifactu in Dolibarr und anderen Open-Source-ERP-Systemen

Viele Unternehmen, mit denen wir arbeiten, nutzen Dolibarr, ein in Spanien weit verbreitetes Open-Source-ERP. Für Dolibarr gibt es eigene Verifactu-Module, die den Rechnungsdatensatz, den verketteten Fingerabdruck, den QR-Code und die Übermittlung an die AEAT ergänzen und sich in den normalen Ablauf der Rechnungsfreigabe einfügen. Dasselbe gilt für andere offene ERP-Systeme wie Odoo, ERPNext oder FacturaScripts.

Der Vorteil eines offenen ERP-Systems: Sie sind nicht davon abhängig, wann und wie ein Hersteller sich anpasst. Das Modul wird installiert, mit Ihrem Zertifikat und Ihren Rechnungskreisen konfiguriert und in der Testumgebung der AEAT geprüft, bevor es live geht. Bei Interconecta entwickeln wir Module für Dolibarr und übernehmen die komplette Einführung, einschließlich der Tests mit der Steuerbehörde.

So bereiten Sie sich vor, ohne dass es Ihnen um die Ohren fliegt: Plan in fünf Schritten

1. Bestandsaufnahme: Womit stellen Sie heute Rechnungen aus? Programm, ERP, Kasse, Onlineshop, Excel … Notieren Sie jeden Kanal, der Rechnungen oder Kassenbons erzeugt.
2. Status jedes Tools: Fragen Sie jeden Anbieter, ob sein Tool angepasst ist, und fordern Sie die Konformitätserklärung an.
3. Vereinheitlichen: Wenn Sie aus drei verschiedenen Systemen fakturieren, ist jetzt der richtige Moment, die Rechnungsstellung im ERP zu bündeln und den Rest anzubinden (zum Beispiel den Onlineshop an das ERP anbinden), damit es nur eine Rechnungsquelle gibt.
4. Tests: Stellen Sie Rechnungen in der Testumgebung der AEAT aus und prüfen Sie QR-Codes, Rechnungskreise, Korrekturrechnungen und Gutschriften.
5. Schulung und Start: Erklären Sie Ihrem Team, was sich ändert (wenig, wenn es gut gemacht ist), und gehen Sie vor der Frist live – nicht am Tag davor.

Sanktionen: Was Ihnen bei Verstößen droht

Das Gesetz 11/2021 sieht Bußgelder sowohl für Hersteller und Händler nicht konformer Software als auch für deren Anwender vor. Für Anwender ist es eine feste Strafe von 50.000 € pro Geschäftsjahr, wenn sie Programme nutzen, die die Anforderungen nicht erfüllen oder eine Schattenbuchhaltung ermöglichen. Die Zahl soll keine Angst machen, aber sie zeigt, dass man das Thema ernst nehmen sollte: Das System anzupassen ist günstiger, als später mit der Steuerprüfung darüber zu streiten.

Was wir bei Verifactu für Sie tun

Bei Interconecta führen wir Rechnungssysteme und ERP-Systeme für KMU und Selbstständige ein und passen sie an. Wir analysieren, wie Sie heute abrechnen, schlagen die einfachste Lösung vor, die die Vorgaben erfüllt (mal ein Modul für Ihr bestehendes Dolibarr, mal der Umstieg von einem Programm, das nicht mehr aktualisiert wird), und übergeben sie gegen die AEAT getestet und mit geschultem Team. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie stehen und was Ihnen fehlt, schildern Sie uns Ihren Fall – wir sagen es Ihnen in einer kostenlosen Erstanalyse.