E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen in Spanien: was sie bedeutet, ab wann sie gilt und wie Sie sich vorbereiten

Jahrelang bedeutete „E-Rechnung“ in Spanien vor allem eines: Rechnungen an die öffentliche Verwaltung über FACe, das staatliche E-Rechnungsportal, im Format Facturae. Das ändert sich jetzt. Mit dem Gesetz „Crea y Crece“ ist die E-Rechnung nicht mehr nur Sache von Lieferanten der Verwaltung, sondern wird zwischen Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern zur Pflicht – also für 99 % aller Rechnungen, die in Spanien ausgestellt werden.

Weil die Regelung in Etappen entstanden ist (Gesetz 2022, Verordnung im März 2026, technische Ministerialverordnung im Oktober 2026), kursieren viele veraltete Informationen. Hier lesen Sie den tatsächlichen Stand im Oktober 2026, was sich in Ihren Abläufen ändert und wie wir das Thema mit unseren Kunden angehen.

Was eine E-Rechnung ist (und was nicht)

Eine E-Rechnung im Sinne dieses Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt und empfangen wird, das eine Software automatisch lesen und verarbeiten kann: Facturae (XML), UBL, CII oder EDIFACT. Ein per E-Mail versendetes PDF ist in diesem Sinne keine E-Rechnung – auch wenn es umgangssprachlich oft so genannt wird.

Die Grundidee: Die Rechnung wandert von einer Software zur anderen, ohne dass jemand sie abtippen muss, und beide Seiten – sowie die Behörden – kennen ihren Status: ob sie angenommen, abgelehnt und vor allem ob sie bezahlt wurde. Darin liegt das eigentliche Ziel des Gesetzes: Zahlungsverzug eindämmen und verlässliche Daten über Zahlungsfristen zwischen Unternehmen erhalten.

Ab wann die E-Rechnungspflicht in Spanien gilt

Das Königliche Dekret 238/2026 vom 25. März (veröffentlicht im spanischen Amtsblatt BOE am 31. März 2026) genehmigt die Durchführungsverordnung und knüpft die Fristen an eine Ministerialverordnung, die die öffentliche Rechnungsplattform regelt. Diese Verordnung, die Orden HAC/1028/2026, ist am 6. Oktober 2026 in Kraft getreten. Ab diesem Datum laufen die Fristen:

Ein wichtiges Detail: Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt ebenfalls ab diesen Terminen. Ein KMU mit geringem Umsatz, das bei Großunternehmen einkauft, erhält also schon ab Oktober 2027 E-Rechnungen und muss sie verarbeiten können. Es lohnt sich, vor der eigenen Frist bereit zu sein.

Was die Verordnung genau vorschreibt

• Rechnungen an andere Unternehmen und Freiberufler in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen.
• E-Rechnungen von Lieferanten empfangen, lesen, aufbewahren und den Behörden zur Verfügung stellen können.
• Status melden für jede Rechnung: kaufmännische Annahme oder Ablehnung sowie die tatsächliche Zahlung mit Datum. Dieser Teil ist für fast alle neu.
• All das über die öffentliche Rechnungsplattform der AEAT oder über zertifizierte private Plattformen, die miteinander verbunden sein müssen. Nutzen Sie eine private Plattform, geht trotzdem eine Kopie jeder Rechnung an die öffentliche Plattform.

Geschäfte mit Endverbrauchern (B2C) fallen nicht unter diese Pflicht. Dort gilt weiterhin die übliche Rechnung oder der Kassenbon – allerdings erstellt mit einer Software, die Verifactu erfüllt.

E-Rechnung und Verifactu: zwei Pflichten, eine Software

Zu diesen beiden Regelungen erhalten wir die meisten Fragen – deshalb lohnt sich eine klare Abgrenzung:

Die gute Nachricht: Beide Pflichten werden am selben Ort gelöst – in Ihrer Rechnungssoftware oder Ihrem ERP-System. Wenn Sie es einmal richtig auswählen oder anpassen, decken Sie beides ab.

Was sich im Alltag eines KMU ändert

Mehr, als man denkt – und fast alles zum Besseren, wenn die Systeme integriert sind:

• Schluss mit dem Abtippen von Lieferantenrechnungen. Sie erhalten sie in einem strukturierten Format, und sie landen mit Positionen, Steuern und Fälligkeiten automatisch im ERP. Das erreichen wir heute mit OCR für Rechnungen – nur ohne Lesefehler.
• Sie müssen Status verwalten. Jede eingehende Rechnung fristgerecht annehmen, ablehnen und als bezahlt markieren. Dafür braucht es einen klaren Freigabeprozess, auch wenn er einfach ist.
• Ihre Lieferanten sehen, wann Sie zahlen. Und Sie sehen, wann Ihre Kunden zahlen. Zahlungsverzug wird sichtbar.
• Auch Onlineshop und Kassensystem zählen, wenn der Käufer ein Unternehmen ist. Wer online B2B verkauft, für den wird die Anbindung des Shops an das ERP von empfehlenswert zu notwendig.

So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor: unser Vorgehen mit Kunden

1. Rechnungslandkarte: Wie viele Rechnungen stellen Sie monatlich aus und erhalten Sie, aus welchen Systemen, und welcher Anteil ist B2B?
2. Im ERP bündeln: ein einziges System, das ausstellt, empfängt und erfasst. Mit Dolibarr, Odoo oder FacturaScripts ist das für ein KMU ohne große Investitionen machbar.
3. Versandweg wählen: die öffentliche Plattform der AEAT (kostenlos) oder eine private Plattform – je nach Volumen und danach, was Ihre großen Kunden bereits nutzen.
4. Freigabeprozess festlegen für eingehende Rechnungen: Wer nimmt an, wer lehnt ab, innerhalb wie vieler Tage?
5. Externe Kanäle anbinden: Onlineshop, Kassensystem, Kundenportal. Jeder Kanal, der Rechnungen ausstellt, muss im ERP zusammenlaufen.
6. Mit einem echten Kunden und einem echten Lieferanten testen – vor der Frist, nicht danach.

Wer im Oktober 2028 mit integriertem ERP und klarem Freigabeprozess dasteht, wird den Wechsel kaum bemerken. Wer mit Excel, PDFs und E-Mails ankommt, wird ihn umso deutlicher spüren.

Sanktionen

Das Gesetz „Crea y Crece“ sieht Bußgelder von bis zu 10.000 € für Unternehmen vor, die ihren Kunden keine Möglichkeit bieten, E-Rechnungen zu empfangen, oder ihnen während der gesetzlichen Frist keinen Zugriff darauf gewähren. Und unabhängig vom Bußgeld: Ein Lieferant, der keine E-Rechnung ausstellen kann, wird von vielen Kunden schlicht nicht mehr bezahlt werden können.

Wie wir Ihnen helfen

Bei Interconecta führen wir seit mehr als zwölf Jahren ERP-Systeme ein und verbinden Rechnungssysteme, Onlineshops und Drittplattformen für KMU. Bei der E-Rechnung tun wir, was wir immer tun: Wir analysieren, wie Sie Rechnungen stellen, schlagen Ihnen den einfachsten Weg vor, Verifactu und E-Rechnungspflicht gleichzeitig zu erfüllen, und übergeben Ihnen eine laufende, integrierte Lösung mit geschultem Team. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie stehen, fordern Sie eine kostenlose Erstanalyse an.