„Was ist ein ERP?“ ist mit Abstand die Frage, mit der die meisten Menschen auf unsere Website kommen. Das ist kein Zufall: Der Begriff fällt in jedem Gespräch über die Digitalisierung eines Unternehmens, meist aber verpackt in Abkürzungen und Versprechen. Wir erklären es so, wie wir es einem Geschäftsführer in seinem Büro erklären würden – mit Beispielen aus KMU, die wir in den letzten zwölf Jahren digitalisiert haben.
Was ist ein ERP-System? Die einfache Definition
Ein ERP-System (von englisch Enterprise Resource Planning, Planung der Unternehmensressourcen) ist eine Unternehmenssoftware, die die zentralen Prozesse eines Unternehmens in einer einzigen Datenbank zusammenführt: Vertrieb, Einkauf, Lager, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Projekte und Personal.
Das entscheidende Wort ist zusammenführt. Sie haben nicht ein Programm für Rechnungen, eines für den Bestand und eines für die Buchhaltung, sondern ein einziges System. Schließt ein Vertriebsmitarbeiter einen Auftrag ab, sieht das Lager sofort, was zu kommissionieren ist, die Verwaltung, was zu fakturieren ist, und die Buchhaltung, welche Zahlungen eingehen. Ohne dass jemand etwas abtippt.
Wenn die Informationen in Ihrem Unternehmen auf drei Programme und sechs Excel-Tabellen verteilt sind, hat das, was Ihnen fehlt, einen Namen: ein ERP-System.
Wofür braucht man ein ERP-System? Beispiele aus der Praxis
Statt Funktionen aufzuzählen, zeigen wir Ihnen, was sich im Alltag echter Unternehmen verändert hat, mit denen wir gearbeitet haben:
- Ein Metallbaubetrieb mit 35 Mitarbeitenden führte Produktion, Lager und Rechnungen in getrennten Excel-Dateien. Mit einem integrierten ERP sank der Verwaltungsaufwand um 70 %, und die Geschäftsführung sieht das Geschäft jetzt in Echtzeit.
- Ein Lebensmittelgroßhändler mit 6.000 Artikeln hatte ständig Fehlbestände, weil Lager und Vertrieb nicht miteinander verbunden waren. Mit dem ERP und einem Lagermodul (LVS) gingen die Fehlbestände um 90 % zurück.
- Ein Ersatzteilgroßhändler mit 30.000 Artikeln verkaufte online und am Ladentisch mit unterschiedlichen Preisen und Beständen. Seit das ERP mit dem Onlineshop verbunden ist, sind Bestände und Preise in beiden Kanälen aktuell.
Das Muster ist immer dasselbe: Mit einem ERP erfassen Sie jede Information nur einmal, wissen jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht, ohne lange zu rechnen, und automatisieren Routinearbeit (einen Auftrag fakturieren, bei niedrigem Bestand automatisch beim Lieferanten bestellen, eine Rechnung verbuchen).
ERP-Module: Was ein ERP-System umfasst
Ein ERP ist in Module gegliedert, die jedes Unternehmen nach Bedarf aktiviert. Die gängigsten sind:
| Modul | Was es abdeckt |
|---|---|
| Kunden und Vertrieb (CRM) | Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Kundenaufträge. |
| Rechnungen und Zahlungseingänge | Rechnungen, Fälligkeiten, Lastschrifteinzüge, Verifactu und die spanische E-Rechnungspflicht. |
| Einkauf und Lieferanten | Bestellungen, Wareneingänge, Eingangsrechnungen. |
| Bestand und Lager | Bestände, Lagerplätze, Inventuren, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten. |
| Buchhaltung | Buchungen, Bankkonten, Abgleich, Steuern, Jahresabschluss. |
| Projekte und Zeiten | Aufgaben, gebuchte Stunden, Rentabilität pro Projekt. |
| Personalwesen (HR) | Mitarbeitende, Zeiterfassung, Urlaub, Spesen. |
| Produktion / Fertigung | Stücklisten, Fertigungsaufträge, Kosten. |
| Kasse und Onlineshop | Verkauf im Ladengeschäft und Anbindung an WooCommerce, PrestaShop oder Marktplätze. |
Ein KMU aktiviert nicht alles am ersten Tag. Üblich ist der Start mit Kunden, Angeboten, Rechnungen und Lagerbestand – und dann wächst das System mit.
ERP und CRM: Was ist der Unterschied?
Auch das ist eine häufige Frage. Ein CRM (Customer Relationship Management) verwaltet die Beziehung zu Ihren Kunden: Kontakte, Vertriebsaktivitäten, Verkaufschancen, Kampagnen. Ein ERP steuert den gesamten Betrieb, den Vertrieb eingeschlossen. In der Praxis enthalten die meisten ERP-Systeme ein CRM-Modul, und viele KMU decken beides mit einem einzigen System ab. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Was ist ein CRM und wofür braucht man es?.
ERP-Arten: Cloud, On-Premise, Open Source und individuell
- Kommerzielle ERP-Systeme mit Lizenz: SAP Business One, Microsoft Dynamics, Sage. Leistungsstark, aber mit hohen Lizenz- und Beratungskosten. Gedacht für mittlere und große Unternehmen.
- Open-Source-ERP: Dolibarr, Odoo, ERPNext, FacturaScripts. Keine Lizenzkosten, eine riesige Community und die Freiheit, das System an Ihr Unternehmen anzupassen. Diese Systeme führen wir bei spanischen KMU am häufigsten ein.
- Cloud-ERP oder eigener Server: Fast jedes ERP lässt sich auf beide Arten betreiben. In der Cloud müssen Sie sich nicht um Server kümmern; auf dem eigenen Server behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten. Wir vergleichen beides im Beitrag Cloud-ERP oder On-Premise.
- Individuelles ERP: für Unternehmen mit so speziellen Prozessen, dass keine Standardlösung passt. Das ist der seltenste Fall – häufiger wird ein Open-Source-ERP als Basis genommen und nur der Teil individuell entwickelt, der es wirklich braucht.
Was kostet ein ERP-System für KMU?
Das hängt von drei Faktoren ab: der Software (Lizenz oder Open Source), dem Umfang der Einführung (wie viele Module, wie viele Nutzer, wie viel Datenmigration) und den individuellen Anpassungen. Bei einem Open-Source-ERP fließt das Budget in Einführung und Schulung statt in Lizenzen, und die Investition rechnet sich schnell, wenn das System mehrere Tools und viele Stunden Handarbeit ersetzt. Unser Rat: Vergleichen Sie nicht die Lizenzpreise, sondern die Gesamtkosten über drei Jahre inklusive Wartung. Ausführlicher erklären wir das in So wählen KMU das richtige ERP.
Anzeichen, dass Ihr Unternehmen ein ERP-System braucht
- Sie kennen den tatsächlichen Lagerbestand oder die Rentabilität eines Projekts erst, nachdem Sie Daten aus mehreren Quellen zusammengetragen haben.
- Dieselben Daten (ein Kunde, ein Artikel, ein Preis) werden in zwei oder mehr Programmen erfasst.
- Sie schreiben Rechnungen mit einem Programm, führen das Lager in Excel, und Ihr Steuerberater bucht mit wieder einer anderen Software.
- Sie haben einen Onlineshop, und die Bestellungen werden von Hand übertragen.
- Vorschriften wie Verifactu oder die spanische E-Rechnungspflicht verlangen, dass Sie mit konformer Software fakturieren.
- Sobald jemand im Urlaub ist, fehlen Informationen, die nur in seinem Kopf oder auf seinem Rechner existieren.
ERP-Einführung, ohne den Betrieb lahmzulegen
- Analyse: Wie Sie heute arbeiten und wo Zeit oder Geld verloren geht.
- Auswahl und Umfang: Welches ERP, welche Module, in welcher Reihenfolge.
- Einrichtung und Datenmigration: Kunden, Artikel, Preislisten, Salden.
- Tests und Schulung mit dem Team, das damit arbeiten wird.
- Schrittweiser Start und Begleitung in den ersten Wochen.
Nach dieser Methode gehen wir bei Interconecta bei jeder Einführung von ERP-Software für Unternehmen vor – mit Festpreisangebot und festen Terminen, und Quellcode und Daten bleiben immer in der Hand des Kunden.
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