Personalwesen (HR)
Zeiterfassung, Urlaub, Abwesenheiten, Mitarbeiterportal und Datenübermittlung an Ihren Steuerberater in einem System – Personalverwaltung ohne Medienbrüche. Wir führen Dolibarr, Odoo oder ERPNext ein oder entwickeln individuell, je nachdem, was Sie bereits nutzen.
Wenn Ihnen eine dieser Situationen bekannt vorkommt, braucht Ihre Personalabteilung ein echtes System – keine weiteren geteilten Vorlagen in Drive.
In Spanien ist die Arbeitszeiterfassung seit 2019 für alle Mitarbeitenden Pflicht, auch im Homeoffice. Verlangt die spanische Arbeitsinspektion die Zeitnachweise der letzten vier Jahre und Sie haben nur ein am Monatsende unterschriebenes Blatt, drohen Bußgelder von 751 bis 7.500 € pro Unternehmen.
Jede Führungskraft pflegt ihren eigenen Urlaubsplan, HR einen weiteren, und im August fehlen plötzlich zwei Leute aus demselben Team am selben Tag. Anträge per WhatsApp gehen verloren, und niemand weiß genau, wie viele Tage wem noch zustehen.
Am 25. verbringt jemand einen ganzen Nachmittag damit, Überstunden, Spesen, Krankmeldungen und variable Daten abzugleichen, um sie per Excel an den Steuerberater zu schicken. Ist ein Fehler drin, geht alles von vorn los, und die Lohnabrechnung kommt zu spät.
Bei jeder Neueinstellung wird das Rad neu erfunden: der Vertrag hier, die Zugänge zu den Systemen dort, ein Willkommenshandbuch, das nie aktualisiert wird, und ein Onboarding, das davon abhängt, wer in dieser Woche gerade Zeit hat.
Jemand fragt per E-Mail nach der Gehaltsabrechnung für März, HR sucht sie in einem geteilten Ordner, leitet sie weiter, und eine Woche später fragt jemand anderes dasselbe. Ohne Mitarbeiterportal wird HR zur Download-Stelle.
Wenn Sie merken, dass ein bestimmtes Team mehr Krankmeldungen oder Überstunden als üblich ansammelt, sind Sie schon Monate im Rückstand. Es gibt kein Dashboard, nur Bauchgefühl und Meetings, um „mal zu schauen, was los ist“.
Wir verkaufen Ihnen kein isoliertes Modul. Wir verbinden die Personalverwaltung mit Ihrem ERP, Ihrem Steuerberater und Ihren Abläufen, damit Daten nur einmal erfasst werden.
Stempeln per Smartphone, Web oder Terminal, optional mit Standorterfassung für Mitarbeitende auf Baustellen oder im Außendienst. Unveränderbare Aufzeichnungen, Export als signiertes PDF und vierjährige Aufbewahrung, wie es das spanische Königliche Gesetzesdekret 8/2019 vorschreibt.
Mitarbeitende stellen Anträge im Portal, die Führungskraft genehmigt oder lehnt mit einem Klick ab, und HR sieht den Gesamtplan für das ganze Unternehmen. Automatische Berechnung der verfügbaren Tage, anteiliger Anspruch und Warnung bei Überschneidungen im Team.
Alle Mitarbeitenden rufen ihre Gehaltsabrechnungen, Verträge, Bescheinigungen, Resturlaub und Anträge auf dem Smartphone ab. Passen Standardlösungen nicht zu Ihrer Unternehmenskultur oder Marke, entwickeln wir ein individuelles Mitarbeiterportal.
Wir erzeugen monatlich eine Datei mit Stunden, variablen Daten, Spesen, Abwesenheiten sowie Ein- und Austritten im Format, das Ihr Steuerberater verlangt (A3, Sage, Wolters Kluwer, eigenes CSV). Ihr Steuerberater erstellt weiterhin die Lohnabrechnung – Sie müssen keine Excel-Tabellen mehr von Hand abgleichen.
Wir arbeiten mit etablierten Open-Source-Plattformen und entwickeln individuell, wenn keine davon passt. Das Tool wählen wir nach Belegschaft, Branche und dem ERP, das Sie bereits nutzen.
Die praktischste Option, wenn Sie Dolibarr bereits als ERP nutzen. Wir aktivieren die Module für Personalwesen, Arbeitszeiterfassung und Urlaub – integriert in die Unternehmenssoftware, die bei Ihnen bereits läuft.
Komplette Plattform mit Employees, Attendances, Time Off und Payroll. Eine gute Wahl ab etwa 30–40 Mitarbeitenden, wenn ausgefeiltere Freigabeprozesse und Leistungsbeurteilungen gefragt sind.
Das HR-Modul von ERPNext – eine solide Wahl für Unternehmen mit verteilter Belegschaft und Bedarf an Schichtplanung. Gut integriert in das übrige ERP (Projekte, Einkauf, Lager).
Wenn Standardlösungen nicht zu Ihrem Tarifvertrag, Ihrer Branche oder Ihrer Arbeitsweise passen, entwickeln wir genau das, was Sie brauchen. Ideal für Unternehmen mit Baustellenpersonal, Filialhandel oder sehr speziellen Tarifverträgen.
Wir verbinden Ihr System mit der Kanzlei, die bereits Ihre Lohnabrechnung erstellt – ob mit A3, Sage Despachos, Wolters Kluwer oder einer anderen spanischen Lohnsoftware. Die monatlichen Daten werden automatisch übermittelt, ganz ohne Excel.
Dieselbe bewährte Methode: Wir arbeiten in kurzen Etappen, damit Ihr Team im Tagesgeschäft nie aus dem Takt kommt.
Ein oder zwei Workshops mit der Geschäftsführung und der Person, die HR verantwortet, um Belegschaft, Tarifverträge, Schichten, Steuerberater und die echten Schmerzpunkte zu verstehen. Am Ende stehen ein schriftlicher Projektumfang und eine Plattformempfehlung.
Wir richten die Umgebung mit Ihrem Arbeitskalender, Ihren Standorten, Abteilungen, Urlaubs- und Abwesenheitsregeln ein. Die Freigabeprozesse konfigurieren wir nach Ihrem tatsächlichen Organigramm.
Wir übernehmen Ihre aktuelle Belegschaft, Verträge, angesammelte Urlaubstage und Betriebszugehörigkeit aus Ihren Excel-Dateien oder dem bisherigen System. Die Daten prüfen wir mit HR, bevor die Mitarbeitenden Zugang erhalten.
Getrennte Schulungen für Führungskräfte und Belegschaft, Videomaterial und ein Monat enger Support für Fragen im Arbeitsalltag. In Wartung und Support gehen wir über, sobald alle ganz selbstverständlich stempeln.
Ja, für Unternehmen in Spanien. Seit Mai 2019 verpflichtet das spanische Königliche Gesetzesdekret 8/2019 (Real Decreto-ley 8/2019) alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche, die tägliche Arbeitszeit jedes Mitarbeitenden einschließlich Beginn und Ende zu erfassen. Das gilt auch im Homeoffice. Verstöße werden mit Bußgeldern von 751 bis 7.500 € geahndet.
Standardmäßig übernehmen wir keine Lohnabrechnung. In spanischen KMU erledigt das üblicherweise ein externer Steuerberater bzw. ein Lohnbüro, daher übermittelt unser System ihm jeden Monat die variablen Daten (Stunden, Abwesenheiten, Spesen, Ein- und Austritte) im gewünschten Format. Wenn Sie die Lohnabrechnung mit Odoo Payroll oder ERPNext Payroll intern abwickeln möchten, richten wir auch das ein.
Eine Standardeinführung für 20–50 Mitarbeitende mit Dolibarr oder Odoo ist in 4–8 Wochen abgeschlossen. Bei komplexen Tarifverträgen, mehreren Standorten oder individueller Entwicklung rechnen wir mit 2 bis 4 Monaten. Den genauen Zeitplan legen wir nach der Analysephase fest.
Ja. Mit der mobilen App stempeln Ihre Mitarbeitenden von überall – optional mit Standort, Foto und Unterschrift. Für Baustellenpersonal oder externe Dienstleistungen kombinieren wir die mobile Zeiterfassung meist mit einem Terminal im Büro. Führungskräfte sehen in Echtzeit, wer sich wo eingestempelt hat.
Das ist ganz normal. Wir gestalten das Mitarbeiterportal so, dass es mit zwei Klicks verständlich ist: Gehaltsabrechnung ansehen, Urlaub beantragen, stempeln. Für Mitarbeitende mit wenig digitaler Erfahrung richten wir Terminals mit Karte oder PIN ein oder stellen Videoanleitungen von unter einer Minute pro Aufgabe bereit.
Alle Daten werden dort gespeichert, wo Sie es entscheiden: auf Ihrem eigenen Server, bei einem Hoster in Spanien oder in einer europäischen Cloud. Wir richten rollenbasierte Zugriffe ein (eine Führungskraft sieht nur ihr Team, HR die gesamte Belegschaft), protokollieren, wer was einsieht, und hinterlegen Aufbewahrungsrichtlinien. Sie erhalten Unterlagen für Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
Ja, so machen es die meisten. Viele Kunden starten mit Zeiterfassung und Urlaub, sehen das System ein paar Monate im Einsatz und ergänzen dann Mitarbeiterportal, Mitarbeitergespräche oder die Anbindung an den Steuerberater. Das System wächst mit Ihnen.
Ja. Wir bieten Wartungs- und Supportverträge mit Updates, Support per Ticket und Telefon sowie Stundenkontingente für Weiterentwicklungen. Außerdem automatisieren wir die dazugehörigen Verwaltungsaufgaben (automatische Monatsberichte, Hinweise auf auslaufende Verträge, Erinnerungen).
Ein 30-minütiges Gespräch, um Ihre Situation zu verstehen und Ihnen zu sagen, ob Dolibarr, Odoo, ERPNext oder eine individuelle Entwicklung für Sie am sinnvollsten ist. Unverbindlich und mit einer ehrlichen Empfehlung.
