Lieferantenrechnungen
OCR + Regeln + Freigabe + automatische Buchung im ERP. Bankabgleich bei Zahlung.
Abläufe, die wir automatisieren
Vier typische Backoffice-Abläufe, die keine Kopfschmerzen mehr bereiten
Das sind die Abläufe, die in jedem KMU das meiste Volumen und den größten Aufwand verursachen. Wir beginnen mit dem, der Ihnen den höchsten ROI bringt, und bauen von dort aus weiter aus.
Spesenabrechnungen
Mobile App zum Fotografieren des Belegs, OCR, Zuordnung zu Projekt/Kostenstelle und Freigabe mit SLA.
Verträge und Signaturen
Dynamische Vorlagen, elektronische Signatur (DocuSign, Signaturit), automatische Archivierung und Erinnerungen an Vertragsverlängerungen.
Einkauf und Beschaffung
Bestellungen bei Lieferanten aus einem internen Katalog mit Budgetprüfung und Freigabe-Workflow.
Technische Bausteine
Die Bausteine jeder Automatisierung
Wir legen Sie nicht auf ein bestimmtes Tool fest. Wir kombinieren OCR, RPA, KI, Workflow-Engine, API-Integrationen und elektronische Signatur, um den konkreten Fall zu lösen.
Intelligente Dokumentenerfassung
Strukturierte Datenextraktion aus Rechnungen, Belegen, Lieferscheinen und Verträgen mit Google Document AI, AWS Textract oder individuell angepasstem Tesseract.
Bots, die Ihre Systeme bedienen
Bots mit UiPath, n8n oder Python-Skripten, die mit Ihrem ERP, Onlinebanking, Behördenportalen und Altanwendungen ohne API arbeiten.
Freigabe-Engine
Workflows mit Verantwortlichen, SLAs, Eskalation und automatischen Benachrichtigungen. n8n, Make oder Power Automate – je nach Fall.
Integration in Ihre Systemlandschaft
Wir verbinden ERP, Buchhaltung, Banken über PSD2, CRM, Dokumentenmanagementsysteme und E-Mail/Drive über stabile, überwachte APIs.
Fortgeschrittene elektronische Signatur
DocuSign, Signaturit und Adobe Sign, eingebunden in Ihre Workflows. eIDAS-konform und mit Nachvollziehbarkeit jeder Signatur.
Validierung mit KI
Modelle, die Dubletten erkennen, Ausgaben klassifizieren, gegen interne Richtlinien prüfen und die richtige Buchung vorschlagen.
So läuft die Einführung ab
Einführung in Phasen – mit Ergebnissen ab dem ersten Sprint
Kein Projekt über ein Jahr: Wir liefern funktionierende Automatisierungen innerhalb weniger Wochen und erweitern die Abläufe anhand der tatsächlich gemessenen Einsparungen.
Phase 01 · Woche 1
Prozessaudit
Wir erfassen die bestehenden Verwaltungsprozesse, Volumen, Schwachstellen und Potenziale und ermitteln, welche Abläufe den schnellsten ROI bringen.
Phase 02 · Woche 2–3
Prozessabbildung und Priorisierung
Wir entwerfen die automatisierten Abläufe mit Verantwortlichen, SLAs und Ausnahmeregeln und stimmen den Umfang mit dem Verwaltungsteam ab.
Phase 03 · Woche 4–7
Entwicklung von Bots und Workflows
Schrittweise Umsetzung der Automatisierung: das Rentabelste zuerst (in der ersten Welle liegt meist die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen vorn).
Phase 04 · Woche 8–9
Kontrollierter Pilotbetrieb
Schulung, Dokumentation und Onboarding des Verwaltungsteams. Einige Tage lang laufen alter und neuer Ablauf parallel, um die Ergebnisse zu prüfen.
Phase 05 · Laufend
Skalierung und Governance
Wir messen die tatsächlichen Einsparungen, erweitern auf neue Abläufe, verfeinern Regeln und behalten Bots und Nachvollziehbarkeit unter Kontrolle.
Integrationen
Wir binden die Software an, die Sie bereits nutzen
Automatisierungen sind keine Insellösung. Wir integrieren sie in Ihr ERP, Ihre Buchhaltung, Ihre Bank und Ihre täglichen Tools.
ERP-Systeme
SAP, Odoo, Dolibarr, FacturaScripts, ERPNext und Sage. Lesen und Schreiben per API oder RPA – je nachdem, was das System zulässt.
Buchhaltung
Holded, A3, Contasol (in Spanien verbreitete Buchhaltungsprogramme) und Cloud-Plattformen. Buchungssätze aus per OCR gelesenen Rechnungen, bereit zur Prüfung.
Banken (PSD2)
Automatischer Bankabgleich über PSD2 mit nahezu jeder spanischen und europäischen Bank. Kein manuelles Herunterladen von Kontoauszügen mehr.
Dokumentenmanagement
SharePoint, Google Drive, Nextcloud, Alfresco. Jedes Dokument wird klassifiziert und mit Berechtigungen je Abteilung archiviert.
Elektronische Signatur
DocuSign, Signaturit, Adobe Sign. Dynamische Vorlagen, Signaturabläufe mit mehreren Parteien und beweissichere Archivierung.
E-Mail und Drive
Automatisches Auslesen von Rechnungen im Posteingang, angehängten Belegen und freigegebenen Ordnern. Nichts muss mehr manuell weitergeleitet werden.
Kontrolle und Compliance
Automatisieren, ohne die Kontrolle abzugeben
Finanz- und Personalverantwortliche wollen keine Blackbox. Jeder Bot und jeder Workflow ist prüfbar, kontrolliert und regelkonform.
Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Jede Rechnung, jeder Beleg und jede Freigabe wird protokolliert: wer, wann und warum. Vollständige, exportierbare Logs für Prüfungen.
Ausnahmebehandlung
Was der Bot nicht lösen kann, landet mit vollem Kontext in einem Postfach zur manuellen Bearbeitung. Nichts geht verloren oder wird willkürlich verarbeitet.
Audit und Reporting
Kennzahlen zu Volumen, Fehlern, durchschnittlicher Bearbeitungszeit und tatsächlicher Einsparung. Bereit für die Geschäftsführung und den externen Wirtschaftsprüfer.
DSGVO und Sicherheit
Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Berechtigungen, konfigurierbare Aufbewahrungsfristen und Konformität mit DSGVO und branchenspezifischen Vorschriften.
Häufige Fragen
Häufige Fragen vor der Automatisierung im Backoffice
Wie viel lässt sich durch die Automatisierung des Backoffice einsparen?
In typischen Projekten gewinnen wir 8 bis 25 Stunden pro Monat und Verwaltungsmitarbeiter zurück. Die Investition amortisiert sich meist in weniger als 6 Monaten.
Welche Tools nutzen Sie?
OCR (Google Document AI, AWS Textract, individuell angepasstes Tesseract), RPA (UiPath, n8n, Python-Skripte), elektronische Signatur (DocuSign, Signaturit), Workflow (n8n, Make, Power Automate). Die Auswahl richtet sich nach dem Einzelfall.
Lässt es sich an mein ERP bzw. meine Buchhaltungssoftware anbinden?
Ja. Per OCR gelesene Rechnungen gelangen bereits kontiert und zur Prüfung bereit in Ihr ERP (Dolibarr, Odoo, Sage, FacturaScripts sowie spanische Lösungen wie Holded, A3 oder Contasol).
Erfüllt es die Vorgaben zur E-Rechnung?
Ja. Wir unterstützen Facturae, Verifactu (das neue spanische Pflichtsystem für Rechnungssoftware), e-Factura, TicketBAI sowie die europäischen B2G-/B2B-Formate.
Womit beginnt man am besten?
Mit dem Ablauf, der das höchste Volumen hat und den meisten Aufwand verursacht. Fast immer ist das die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen: hohes Volumen, hohe manuelle Kosten, schneller ROI.
Sollen wir kostenlos prüfen, welche Ihrer Prozesse sich automatisieren lassen?
Wir prüfen Ihre aktuellen Verwaltungsabläufe und sagen Ihnen, wie viele Stunden pro Monat wir zurückgewinnen können und mit welchem Prozess Sie beginnen sollten. Unverbindlich und ohne Kleingedrucktes.